ACCESSO AGLI ATTI DEI SERVIZI DEMOGRAFICI
L'accesso agli atti dei Servizi Demografici è regolata dalle norme generali sull'accesso agli atti amministrativi e sulla privacy, e si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti previsti dalla norma. L'esame dei documenti è gratuito, mentre il rilascio di copia o attestazione è subordinato al rimorso del costo di produzione, all'imposta di bollo, diritti di ricerca e visura. La richiesta di accesso deve essere motivata.
"In caso di domanda di accesso ai documenti amministrativi il soggetto richiedente deve specificare il nesso che lega il documento richiesto alla propria posizione soggettiva, ritenuta meritevole di tutela; detta domanda deve, inoltre, indicare i presupposti di fatto idonei a rendere percettibile l'interesse specifico, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento “ (Consiglio di Stato, sez. V, sentenza 22.06.2012 n.3683,art. 22, co. 1, lett. B), L. 7 agosto 1990, n. 241.)
L'interessato ha diritto di essere informato sull'esistenza di trattamenti che lo riguardano e richiederne la correzione se non corrispondono a verità.
I dati relativi alla salute e all'appartenenza razziale o religiosa (contenuti in atti anagrafici non più correnti ma che hanno un valore storico), sono esclusi da ogni tipo di certificazione o consultazione, ad eccezione di richiesta da parte dell'autorità giudiziaria.
Decorsi inutilmente 30 giorni dalla richiesta di accesso, questa si intende respinta.
Anagrafe ed Anagrafe degli Italiani Residenti all'Estero (A.I.R.E.)
E' vietato alle persone estranee all'Ufficio Anagrafe l'accesso all'Ufficio stesso e alla consultazione diretta degli atti anagrafici. Sono esclusi dal divieto gli incaricati dall'autorità giudiziaria e gli appartenenti alle forze dell'ordine, o coloro che abbiano avuto apposita autorizzazione dal Prefetto (art.37 del d.P.R. n.223/1989)
L'accesso agli atti dell'Anagrafe è altresì regolata dalle norme generali sull'accesso agli atti amministrativi e sulla privacy, e si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti previsti dalla norma. L'esame dei documenti è gratuito, mentre il rilascio di copia o attestazione è subordinato al rimorso del costo di produzione, all'imposta di bollo, diritti di ricerca e visura. La richiesta di accesso deve essere motivata.
I dati contenuti in anagrafe relativi alla salute e all'appartenenza razziale o religiosa (contenuti in atti anagrafici non più correnti ma che hanno un valore storico), sono esclusi da ogni tipo di certificazione o consultazione, ad eccezione di richiesta da parte dell'autorità giudiziaria.
Stato Civile
Divieto di consultazione diretta dei registri
Non è consentita la consultazione diretta dei registri da parte di soggetti diversi dall’ufficiale di stato civile (Sentenza del Consiglio di Stato n. 99 del 23/01/1998).
In nessun caso, mai, si può ammettere l'accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o interessato per ragioni di studio a ricerche storiche, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile; l'art.450 del codice civile, di carattere generale, è esplicito al riguardo e nessuna norma successiva, di carattere speciale, lo ha derogato. Altre ragioni, come è stato detto, si rinvengono nella necessità di evitare danni o indebite aggiunte o annotazioni su quei registri, di cui l'ufficiale di stato civile è il solo custode, e nella necessità di evitare che chi li consulti estenda illegittimamente la sua indagine ad atti rilegati nello stesso registro, relativi a persone diverse da quelle per le quali la richiesta di visura é stata fatta (Massimario ministeriale per l'Ufficiale di Stato civile - anno 2012).
Pubblicità degli archivi di stato civile
Art. 450 Codice Civile - Pubblicità dei registri dello stato civile "Essi devono altresì compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati".
Il legislatore con questa disposizione ha inteso costituire un archivio particolare, affidato a tempo indeterminato alla custodia dell’Ufficio di Stato civile, sottraendolo alla disciplina degli archivi storici e degli Archivi di Stato. Il D.P.R. 1409/1963 (Legge archivistica) prevede un regime di consultabilità generale per i documenti anteriori all’ultimo settantennio. La soprintendenza archivistica dell’Emilia Romagna ha posto un quesito all’Ispettorato Centrale Servizi Archivistici del Ministero dell’Interno, il quale, in data 30/10/1996, ha risposto che la consultabilità degli atti di stato civile e anagrafe trova una specifica regolamentazione nell’ordinamento di stato civile e nel regolamento anagrafico. Ne consegue che tali atti sono soggetti ad una secretazione “perenne”.
L’art. 177, comma 3, del D.Lgs. 196/2003 ha poi introdotto un principio che sottrae gli atti dello stato civile alla secretazione perenne, prevedendo la possibilità di rilasciare le copie integrali degli atti dello stato civile, decorsi settantanni dalla loro formazione. E' una regola che non implica, “in nessun caso l’accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o interessato per ragioni di studio, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile” (Massimario per l’Ufficiale di Stato Civile Ed. 2012)Taluni atti di stato civile, la cui originaria formazione risalga a data anteriore ai settantanni, potrebbero recare altresì annotazioni, correzioni o rettifiche sopravvenute e quindi non accessibili (Massimario per l’Ufficiale di Stato Civile Ed.2012)
Rilascio di copie integrali degli atti
L’istanza di rilascio della copia integrale degli atti di stato civile deve esse motivata sulla base di una delle tre casistiche previste dalla legge (art. 107 D.P.R. 396/2000 e art. 177del D.Lgs. 196/2003):
- Rilascio al soggetto cui l’atto di riferisce, previa identificazione
- Rilascio al soggetto portatore di un interesse personale, diretto, concreto e attuale, previa istanza scritta
- Rilascio decorsi settantanni dalla loro formazione, salvo annotazioni più recenti da “schermare”.
Ai sensi dell’art. 7 del D.P.R. 396/2000 l’ufficiale di stato civile che rifiuta il compimento di un atto ovvero il rilascio di un estratto deve motivare per iscritto tale negazione.
Elettorale, Leva, Polizia Mortuaria, Ufficio Cimiteriale, Giudici Popolari
L'accesso agli atti per tali attività è regolato dalle norme generali sull'accesso agli atti amministrativi e sulla privacy.